Boekhouden

Voor de meeste zzp’ers is boekhouden geen favoriete bezigheid. Toch is het verstandig om stil te staan bij de verschillende opties en te overwegen welke boekhoud mogelijkheden het beste bij je eenmanszaak passen. Op deze pagina vind je alles wat je als zzp’er over boekhouden moet weten, of je het nou zelf zonder hulp doet of met ondersteuning van een boekhouder.

Boekhouding voor zzp’ers

Als echte zzp’er wil je zo veel mogelijk zelf doen. Tegenwoordig is het maken van een logo of een website eenvoudiger dan ooit. Veel zelfstandig ondernemers kiezen er dan ook voor om zelf hun boekhouding te doen. Echter, het doen van belastingaangifte en het bijhouden van administratie kan overweldigend zijn. Hier lees je meer over de belangrijkste onderdelen van boekhouden voor zzp’ers.

Administratie voor zzp’ers

Een groot deel van boekhouden voor zzp’ers bestaat uit het bijhouden van een administratie. Gelukkig hoef je tegenwoordig geen schoenendoos vol met bonnetjes te bewaren of multomappen vol documenten te vullen. De zzp’er van vandaag doet dit allemaal digitaal. Hiermee wordt het gemakkelijker om te voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Zo ben je bijvoorbeeld verplicht om je administratie 7 jaar lang te bewaren, zowel op papier als digitaal. Er zijn verschillende boekhoudpakketten beschikbaar die je kunt gebruiken om zelf je eigen administratie bij te houden. Zelf je administratie bijhouden? Zorg ervoor dat onderstaande onderdelen worden opgenomen voor een complete administratie.

Grootboekadministratie

De grootboekadministratie bestaat uit meerdere onderdelen die samen dit geheel vormen. In feite bestaat het grootboek uit alle in- en uitkomsten, handig gespecificeerd per categorie. Je kunt het dus gebruiken als basis voor de gehele zzp boekhouding. Voor de meeste zzp’ers beslaat de grootboekadministratie het grootste gedeelte van de administratie. Voorbeelden van onderdelen van de grootboekadministratie zijn geleverde producten en diensten, reserves, uitgaven gesorteerd per groep en crediteuren en debiteuren. De uitgaven die je als zzp’er maakt verschillen sterk per beroep en per persoon, maar over het algemeen hebben de meeste zelfstandig ondernemers te maken met de volgende zakelijke kosten:

• Telefoonkosten
• Website kosten
• Kosten voor drukwerk
• Transportkosten
• Promotiekosten
• Administratiekosten
• Kantoorkosten
• Aanschaf van vakliteratuur

Bovenstaande kosten zijn aftrekbaar voor de jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte. Verwerk deze kosten overzichtelijk in je grootboekadministratie zodat de belastingaangifte een stuk overzichtelijker wordt.

Debiteuren en crediteurenadministratie

In dit gedeelte van de grootboekadministratie bewaar je overzichtelijk onbetaalde facturen, zowel je klanten/opdrachtgevers als die van je leveranciers. In de post debiteuren staan klanten die jou nog moeten betalen. Er wordt geen onderscheid gemaakt in klanten waarbij de betalingstermijn al is verstreken en klanten waarbij dit nog niet is gebeurd. Zodra een klant de rekening betaalt, is deze gelijk geen debiteur meer.

Crediteuren zijn bedrijven die jij als ondernemer nog moet betalen. Denk aan leveranciers of dienstverleners waar jij bij afneemt. De facturen die jij nog niet betaald hebt moeten op de debiteuren en crediteurenadministratie vermeld worden. Ook bij de crediteuren geldt, wanneer je de factuur betaald zijn deze organisaties geen crediteuren meer voor jouw onderneming.

Voorraadadministratie

Als je een dienst levert zul je niet snel met een voorraadadministratie te maken hebben. Alleen als je zelf producten in- en verkoopt ben je verplicht om minstens één keer per jaar een voorraadadministratie op te stellen. Afhankelijk van de voorraad die je aanhoudt kun je een keuze maken over de manier waarop je deze administratie bijhoudt.

Als je bijvoorbeeld een succesvolle webshop of winkel runt en veel in- en verkoopt heb je daardoor veel verschuivingen in de voorraad. In dit geval kan het financieel gezien verstandig zijn om te werken met een boekhoudprogramma dat dit automatisch bijhoudt. Koppel dit programma bijvoorbeeld aan je kassasysteem voor een gestroomlijnd proces. Koop je wat kleinschaliger in, dan is het waarschijnlijk voldoende om handmatig een voorraadadministratie bij te houden. Dit kun je zelf in Excel verwerken om het toch overzichtelijk te houden.

In- en verkoopadministratie

Ook het bijhouden van een in- en verkoopadministratie is voor zzp’ers verplicht. De manier waarop je dit doet kan je wel zelf invullen. Veel inkomstenbelasting te doen. Deze aangifte doe je één keer per jaar, en moet voor 1 mei ingeleverd zijn.

Btw aangifte

De aangifte voor de inkomstenbelasting hoef je maar één keer per jaar te doen, in tegenstelling tot de btw aangifte. Dit doe je ieder kwartaal. Na afloop van ieder kwartaal heb je precies één maand de tijd om deze aangifte te doen én te betalen.