ZZP Start
ZZP Start

Factuur maken

Werk je voor een baas, dan krijg je maandelijks je salaris gestort. Als zzp’er ben je op jezelf aangewezen als het gaat om je inkomsten en dien je facturen voor je klanten op te stellen. Het liefst wil je als zelfstandig ondernemer waarschijnlijk zo min mogelijk tijd kwijt zijn met het doen van de boekhouding. Wij van ZZPStart.nl begrijpen dit, vandaar dat je op deze pagina alle tips vindt om als zzp’er zelf facturen op te stellen en te versturen.

Ben ik verplicht om een factuur te maken?

Zzp’ers zijn net als andere ondernemers verplicht om hun geleverde goederen en diensten te factureren, mits ze aan andere ondernemers of bedrijven leveren. Als je doelgroep uit particulieren bestaat hoef je geen facturen op te stellen.

Hoe lang moeten facturen bewaard worden

Alle facturen die je als zzp’er opstelt en verstuurt moet je bewaren in je eigen administratie. De manier waarop je de facturen moet bewaren is afhankelijk van de wijze waarop je deze verstuurd hebt. Als je ze digitaal via bijvoorbeeld e-mail verstuurt, is digitaal bewaren voldoende. Als je facturen uitprint en bijvoorbeeld via de post verstuurt, moet je ze wel uitgeprint in de administratie hebben.

De meeste reguliere facturen moet je van de Belastingdienst 7 jaar bewaren. Facturen die betrekking hebben op onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard blijven. Voor huurcontracten geldt dat deze na het verstrijken van de huurperiode 7 jaar bewaard moeten worden. Een contract van 5 jaar moet dus 5 jaar na afsluiten nog 7 jaar bewaard blijven. Deze 7-jarige bewaarplicht gaat dus niet in bij het afsluiten van het contract.

De Belastingdienst is niet in staat om iedere ondernemer te controleren. Aan de hand van een steekproef worden bedrijven gekozen die gecontroleerd worden. De kans is groot dat je als zzp’er nooit gecontroleerd wordt, maar toch is het niet verstandig om het risico te nemen. Afhankelijk van de grootte van het aantal verdwenen bonnetjes en/of facturen kan de Belastingdienst kiezen om een boete op te leggen of een ondernemer zelfs strafrechtelijk te vervolgen. Als zzp’er doe je er dus goed aan om met een goed boekhoudpakket te werken.

Wat moet er op een factuur staan?

De Belastingdienst heeft bepaalde eisen opgesteld waaraan een factuur moet doen. Als een factuur niet over deze gegevens beschikt is deze niet geldig. Daarom is het handig om onderstaand lijstje over wat er op een factuur moet staan te gebruiken als je als zzp’er facturen opstelt.

Factuureisen voor zzp’ers. Op een geldige factuur staat ten minste:
  • Zowel je eigen naam als de naam van de afnemer
  • Je (zakelijke)adres en dat van de afnemer
  • Je eigen btw-nummer
  • Het KvK-nummer van je onderneming
  • De factureringsdatum
  • Een factuurnummer
  • Een beschrijving of benoeming van de geleverde producten/diensten
  • De hoeveelheid goederen of het aantal uren
  • Het gefactureerde bedrag + te betalen btw
  • De betalingstermijn
  • Het btw pecentage dat je als zzp’er doorrekent aan je klanten

Betalingstermijn als zzp’er

Bij het opstellen van een factuur kies je ook een betalingstermijn. Sinds 2013 heeft de overheid deze wettelijk vastgesteld op 30 dagen. Over het algemeen worden deze 30 dagen dan ook het meest gebruikt als betalingstermijn. De betalingstermijn kent echter geen minimum, alleen een maximum. Hierdoor mag je als zzp’er de klant/opdrachtgever vragen om vooraf te bepalen en kan je een kortere betalingstermijn afspreken. De overheid heeft wel een maximum aantal dagen vastgesteld voor de betalingstermijn. Zo mag je een klant maximaal 60 dagen de tijd geven om te betalen.

Zelf een factuur maken

Nu duidelijk is waar een factuur aan moet voldoen, bespreken we de opties voor het maken van een factuur. De beste mogelijkheid om een factuur te maken, verschilt per ondernemer. Zo heeft de ene zzp’er liever een app om facturen te maken en gebruikt de andere liever een factureringsprogramma op de computer. Hieronder lees je de verschillende mogelijkheden die er zijn voor het opstellen van facturen als zzp’er.

Factuur maken via Excel

Als je niet veel facturen per maand verstuurt, kun je ervoor kiezen om je facturen in Excel te maken. Deze vorm van het maken van facturen is volledig gratis en je behoudt de vrijheid om je facturen te stylen zoals je zelf wilt. Zo passen zelfs je facturen bij de huisstijl van je onderneming.

Gratis voorbeelfactuur downloaden

Gebruik maken van een handige Excel sheet om zelf facturen te maken? Download dan nu de gratis template voor facturen van ZZPStart en bespaar op een boekhoudpakket!

Voorbeeld factuur

Factuur maken via Word

Een andere eenvoudige gratis optie voor het maken van facturen is middels Microsoft Word. Vul simpelweg de vereisten in die hierboven beschreven zijn en vul de juiste gegevens in per factuur. Het voordeel van een factuur maken in Word is dat je zelf kunt bepalen hoe deze eruit komt te zien. Als je niet heel handig bent met Word kan dit ook als een nadeel uitpakken. Daarnaast moet je alle documenten zelf opslaan en bewaren.

Factuur maken via een app of boekhoudprogramma

Zeker als je veel facturen verstuurt kan het handig zijn om een app of boekhoudprogramma te gebruiken om facturen te maken én te verwerken. Welk boekhoudprogramma het beste bij jou als zzp’er past, verschilt uiteraard voor je situatie. In de handige vergelijker kun je zelf invullen wat je belangrijk vindt bij een boekhoudprogramma en zo de goedkoopste uitkiezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *