Zzp’er in Nederland en werken vanuit het buitenland: dit moet je weten

Verblijf je in het buitenland en wil je je inschrijven als zzp’er in Nederland? Of ben je al zzp’er en wil je vanuit het buitenland werken? Afhankelijk of je in Nederland staat ingeschreven als staatsburger, en of je een btw-nummer nodig hebt, kan dat. Er zijn een hoop regels – en uitzonderingen daarop – om rekening mee te houden. In dit artikel zetten we ze op een rij.

Ben je al zzp’er in Nederland en wil je in de toekomst reizen tijdens het werken, of naar het buitenland verhuizen? Ga dan direct door naar Werken vanuit het buitenland als zzp’er.

Het verschil tussen een KvK-nummer en een btw-nummer

Als eerst is het belangrijk dat je het verschil begrijpt tussen een KvK-nummer en een btw-nummer. Een KvK-nummer is het nummer dat je onderneming krijgt van de Kamer van Koophandel, wanneer je je daar inschrijft als zelfstandige. Dit is verplicht en is voor iedere Nederlander mogelijk, zolang je maar een Nederlands adres kan opgeven als vestigingsadres van het bedrijf. Dat mag je eigen woonadres zijn, of dat van een van je ouders, kinderen of beste vrienden.

Een Nederlands btw-nummer krijg je automatisch van de belastingdienst nadat je je hebt aangemeld bij de KvK. Btw bereken je over de door jou geleverde diensten en draag je af in het land waar je belastingplichtig bent. En dat ben je in het land waar je staat ingeschreven. Is dit niet in Nederland, dan kun je in principe geen btw-nummer krijgen en niet gaan ondernemen als Nederlandse zzp’er. We zeggen hier expres ‘in principe’; er zijn twee uitzonderingen.

Een KVK-nummer aanvragen vanuit het buitenland

Bij het aanvragen van een KvK-nummer vanuit het buitenland loop je tegen twee obstakels aan. De eerste, is dat je fysiek aanwezig moet zijn bij een van de vestigingen van de Kamer van Koophandel in Nederland. Dat is simpelweg op te lossen door een afspraak te maken en een vliegticket te boeken.

Het tweede obstakel is wat ingewikkelder, vooral voor mensen die geen huiseigenaar of staatsburger zijn in Nederland. Je hebt namelijk een vestigingsadres in Nederland nodig waar je je onderneming op kan inschrijven. Het vestigingsadres hoeft niet gelijk te zijn aan je privéadres (welke wel gewoon in het buitenland kan zijn).

De woning van een ander als vestigingsadres gebruiken

Heb je een eigen koophuis of ben je hoofdhuurder van een woning, dan kun je zonder problemen dat adres als vestigingsadres (en privéadres) opgeven. Heb je dit niet, dan moet je schriftelijk toestemming hebben van de huiseigenaar wiens adres je gebruikt.

Zo’n schriftelijke toestemming om iemand anders zijn privéadres als vestigingsadres te gebruiken, bevat het volgende:

• Naam van de huiseigenaar
• Adres van de huiseigenaar
• Duidelijke verklaring dat huiseigenaar toestemming geeft
• Naam van de onderneming
• Naam van de ondernemer
• Kopie identiteitsbewijs huiseigenaar
• Handtekening huiseigenaar
• Datum en plaats van tekenen

Let op dat je deze vriendelijke helper van te voren duidelijk maakt dat het adres openbaar wordt, en het pand aansprakelijk kan worden gesteld wanneer je schulden maakt als ondernemer.

Een btw-nummer aanvragen vanuit het buitenland

Ook bij het verkrijgen van een btw-nummer is het belangrijk of je staatsburger bent van Nederland, of een ander land. Waar je staat ingeschreven, bepaalt namelijk waar je belastingplichtig bent. En is dat in het buitenland, dan geeft de Nederlandse belastingdienst je niet zomaar een btw-nummer. Het zou namelijk raar zijn als je woont en werkt in het buitenland, maar je btw afdraagt aan de staatskas van Nederland. Bovendien zou zo’n systeem erg gevoelig zijn voor fraude.

Maar niet getreurd als je staat ingeschreven in het buitenland. Er zijn namelijk twee uitzonderingen.

Uitzondering 1: je verhuist binnenkort terug naar Nederland

Voor wie binnenkort terugverhuist naar Nederland maakt de belastingdienst in enkele gevallen een uitzondering. Zelf heb ik dat meegemaakt een aantal maanden voordat ik naar Nederland terugkwam vanuit Ierland. De belastingdienst heeft per uitzondering een btw-nummer aan mij toegekend, omdat ik binnen een half jaar terug zou verhuizen. De uitzondering werd natuurlijk niet zomaar gemaakt: ik heb uitgebreid uit moeten leggen wat onze plannen waren en mijn verhaal werd goed gecontroleerd.

Ga er dus niet klakkeloos vanuit dat het voor iedereen mogelijk is, maar bel van tevoren even met de belastingtelefoon om het te controleren. Kan het niet, dan moet je nog een paar maanden wachten. Maar in die paar maanden zijn er vast genoeg andere voorbereidingen die je kunt treffen voor je bedrijf.

Uitzondering 2: je hebt geen btw-nummer nodig

Je hebt geen btw-nummer nodig wanneer de belastingdienst je niet ziet als ondernemer voor de BTW/inkomstenbelasting. En je bent geen ondernemer wanneer je werkactiviteiten worden uitgevoerd binnen de hobby- of familiesfeer. Ook zzp’ers met een laag jaarinkomen worden vaak niet gezien als ondernemer voor de inkomstenbelasting. In veel gevallen ben je dan ook niet btw-plichtig.

Werken vanuit het buitenland als zzp’er (op reis of verhuizen)

Nu we allemaal aan huis zijn gebonden en er maar weinig vluchten gaan, staat reizen vast niet hoog op je prioriteitenlijst. Maar misschien ben je alvast aan het dromen over de tijd dat je wel weer het vliegtuig in mag. Is het digital nomad bestaan iets wat je altijd al hebt willen uitproberen? Dan moet je een aantal dingen weten.

Je mag niet langer dan 8 maanden in het buitenland verkeren

Als je Nederlands staatsburger blijft – wat is aan te raden wegens verzekeringen, je KvK- en btw-nummer – mag je van de overheid maximaal 8 maanden in het buitenland verblijven in één jaar tijd. Wie langer dan 8 maanden in het buitenland verblijft moet zich uitschrijven bij de Basisregistratie Personen. Doe je dat niet, dan mag de belastingdienst je Nederlandse btw-nummer intrekken en mag de overheid je een flinke boete geven.

Het jaar telt vanaf de eerste dag dat je naar het buitenland gaat, tot 365 dagen erna. Vertrek je in mei 2021, dan begint de teller dus niet in januari 2022 opnieuw, maar pas in mei 2022. Ohja, en de dagen hoeven niet aaneengesloten te zijn. Dus je mag ook niet van 1 mei tot 1 november gaan en dan van 1 december tot 1 mei weer.

Vliegtickets, internet en belkosten kun je zakelijk betalen

Ook wanneer je vanuit het buitenland werkt, wil je contact blijven houden met je Nederlandse klanten. Dat kan natuurlijk gewoon via het internet, maar soms is die internetverbinding heel slecht en moet je bellen vanuit de andere kant van de wereld, of wil je je klanten echt even face to face zien. Dan kunnen de kosten aardig oplopen.

Het scheelt dat je deze kosten zakelijk mag betalen. Zo kun je belkosten, of de kosten van je vliegticket voor een zakelijk bezoek, aftrekken van je inkomsten en hoef je daar geen belasting over te betalen. Overleg voor je hiermee aan de slag gaat goed met een accountant.