Tips om een aanbesteding binnen te halen

Om een opdracht van de overheid binnenhalen hoef je gelukkig niet een netwerk in het stadhuis te hebben. Projecten die worden uitbesteed door ondernemers worden in de markt gezet door middel van een aanbesteding. In dit nieuwsbericht leggen we uit wat aanbestedingen zijn en hoe je een streepje voor kan hebben op je concurrentie.

Wat is een aanbesteding?

Een aanbesteding is wanneer de overheid een opdracht in de markt zet, zodat verschillende partijen een poging kunnen wagen om de opdracht uit te mogen voeren. Niet alleen de Rijksoverheid zet opdrachten in de markt door middel van aanbestedingen, ook gemeenten, steden en provincies kunnen dit doen.

Overheden gebruiken aanbestedingen om twee redenen. Ten eerste worden ondernemers gestimuleerd om een concurrerende prijs te noemen voor hun werkzaamheden. Als ze een te hoge prijs bepalen voor het project, gaat de aanbesteding immers naar een goedkopere concurrent.

Een andere reden voor het gebruik van aanbestedingen is de gelijkheid die zo wordt gecreëerd tussen ondernemers. Iedereen maakt tenslotte net zo veel kans om de opdracht binnen te halen als de andere partijen.

Verschil tussen aanbesteding en tender

De termen aanbesteding en tender worden veel door elkaar gebruikt. Feitelijk is er geen verschil tussen aanbestedingen en tenders. Met beiden termen wordt hetzelfde bedoeld. In de praktijk wordt het woord tender echter vaker gebruikt voor commerciële opdrachten, terwijl overheden sneller aanbesteding gebruiken.

Hoe schrijf ik me in voor een aanbesteding?

Aanbestedingen die worden uitgezet vanuit de overheid worden via TenderNet aangeboden. Op dit platform kan je als ondernemer de verschillende beschikbare aanbestedingen doorzoeken, om te zien of er iets voor jou bij zit. Vervolgens wordt de meest passende offerte door de opdrachtgever (vaak de overheid) uitgekozen. Hoe jij meer kans kunt maken om uitgekozen te worden lees je in de volgende alinea.

Nederlandse vs Europese aanbestedingen

Niet iedere aanbesteding kan alleen door Nederlandse bedrijven gewonnen worden. De Europese Unie heeft een drempelbedrag opgesteld. Aanbestedingen die hierboven vallen, moeten in heel Europa worden uitbesteed. In de praktijk betekent dit dat ook bedrijven uit andere Europese lidstaten zich in kunnen schrijven voor de tender.

De hoogte van dit drempelbedrag verschilt per sector, en wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2020 zijn deze bedragen verlaagd. Zo ligt de drempel voor werken en concessieovereenkomsten op €5.350.000,-, terwijl die voor de opdrachten van decentrale overheden op €214.000,- ligt. De inschrijving voor Europese tenders gaat niet via TenderNed, maar via Ted.

Tips voor het winnen van een aanbesteding

Uiteindelijk gaat het om de beste offerte. Maar, hoe zorg je dat jouw offerte het beste aansluit op de wensen van de opdrachtgever? Gebruik de onderstaande tips om bij de volgende aanbesteding een streep voor te hebben op je concurrenten!

1. Verdiep je in de opdrachtgever

Het lijkt een voor de hand liggende tip, maar we geven hem niet voor niets. Zorg dat je weet wat belangrijk is voor de opdrachtgever. Bestudeer niet alleen de homepage, maar verdiep je ook in de missie en visie van het bedrijf. Probeer vooral om je offerte zo te schrijven dat deze waardes hier ook in terugkomen.

Naast de website zijn de social media kanalen ook van belang. Hoe ziet de Facebook en Instagram pagina eruit? Is het formeel of juist erg informeel? Wat voor mensen werken er? Dit kun je eenvoudig zien via de LinkedIn pagina van een bedrijf.

2. Stel je niet te bescheiden op

Het zit niet per se in onze cultuur als Nederlanders, maar te veel bescheidenheid kan gevaarlijk zijn bij het verkrijgen van een aanbesteding. Je mag best vertellen wat jou als zzp’er zo uniek maakt, en waarom ze beter voor jou kunnen kiezen dan voor de concurrentie. Let wel op dat je niet slecht gaat praten over andere kansmakers, dit schiet bij veel mensen in het verkeerde keelgat.

3. Bestudeer het beoordelingssysteem

Er bestaat geen algemeen beoordelingssysteem dat voor alle aanbestedingen gebruikt wordt. Soms wordt er gekeken naar EMVI, Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Bij deze vorm van beoordeling gaat het om de beste prijs-kwaliteit verhouding.

Andere factoren die zwaar wegen bij het beslissen over aanbestedingen zijn bijvoorbeeld de duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid van een onderneming. Speel hier als zzp’er dus slim op in.

4. Kijk de documenten goed na

Laat een collega, familielid of vriend de geschreven documenten nakijken op taal- en spelfouten voordat deze de deur uit gaan. Kijk ook goed voor het inleveren of alle benodigde documenten bijgevoegd zijn. Je wil niet als tweede indruk een mailtje sturen met documenten die je vergeten bent.

Benieuwd naar meer tips om je onderneming het beste te presenteren? Lees dan meer over marketing en sales voor zzp’ers.